TAREA DEL MÓDULO 4

• TAREA DEL MÓDULO 4: Informe en el Blog sobre cómo ha ido el proyecto, considerando que ya se ha ejecutado y finalizado.

¡IngenieMOOCS-Jet ha colaborado en buscar alternativas junto a otras naves amigas y regresa a la tierra con nuevos descubrimientos que salvarán su futuro! 
¡Propone un proyecto sencillo para que las Administraciones puedan tener actualizadas sus Relaciones de Puesto de Trabajo en cuanto a nombres y Áreas! ¡Ya no hay excusas!

• Datos básicos del proyecto:

Nombre del proyecto: Proyecto Piloto para la actualización de una Relación de Puestos de Trabajo (RPT) de una Secretaría General (SG) con varias Direcciones Generales (DG).

Organismo responsable: Dirección General para la Simplificación de la Función Pública

Director de proyecto: Jefe de Servicio para la innovación en la simplificación en la Función Pública

Ámbito de actuación: autonómico 

•  Justificación del proyecto inicial:"Proyecto piloto para adecuar la RPT de una SG con varias DG dentro de una Consejería Autonómica. Adecuación de nombre, Titulaciones y Áreas de los puestos de trabajo a la realidad, así como nombre de los Servicios y Departamentos. No cambio ni incremento dotacional de plantillas. Sobre los puestos que están asociados a otros centros de trabajo, justificación, visibilización y tiempo estimado de esa necesidad con fecha para su nueva revisión."

En nuestra experiencia en la Administración hemos sufrido la injusticia que es que los papeles digan que tu puesto de trabajo está relacionado con un Área Funcional X cuando realmente estás realizando un trabajo de un Área Funcional Y, y llegar el momento del Concurso de Méritos y no poder a acceder a puestos con Área Funcional Y por no disponer de la experiencia acreditada para ese puesto. Con la pérdida de conocimiento que ello supone para la Administración y los administrados.

Igualmente también hemos comprobado como algunos Servicio mantenían un nombre antiguo durante muchos años aun cuando el contenido del trabajo cambiaba radicalmente, creando desconcierto dentro de la propia Administración así como de particulares...No tiene sentido perpetuar unas RPTs que no tienen nada que ver con la realidad confundiendo a los ciudadanos y Administración, y penalizando a los propios trabajadores por realizar el trabajo que les es encomendado.

 

•  Objetivo del proyecto: Se trata de dotar a las Administraciones y a su personal de herramientas que les permitan tener actualizadas sus Relaciones de Puestos de Trabajo de una manera sencilla, sin necesidad de la intervención de Hacienda ni Sindicatos ni Colegios Profesionales, sólo con voluntad política y esfuerzo de los propios funcionarios.
• Actividades del Proyecto: estado de las actividades previstas en el período e hitos, desviaciones y cambios en el cronograma.

Inicialmente se pretendía hacer revisión de cada puesto de trabajo de nombre, áreas, requisitos de titulación y justificación de adscripción de plazas a otros centros de trabajo. 

Una vez realizadas las primeras reuniones del Equipo del Proyecto se detecta que puede haber riesgos de que no se lleve a término el proyecto por problemas de competencias en cuanto a los requisitos de titulación, y demora de plazos en cuanto a la justificación de puestos adscritos a otros centros de trabajo. Es por ello que, se replanifica el proyecto, comunicándolo a todos los interesados en una nueva jornada informativa (para gestionar las expectativas de los funcionarios afectados) que se va a generar una RPT con cambio de nombre y áreas, y documentos identificando esas plazas adscritas a otros centros de trabajo y una propuesta de titulaciones requeridas para que sirvan de base para futuras negociaciones con Sindicatos y Colegios Profesionales, pero estas dos últimas no incorporadas en las RPT actualizadas.

• Indicadores: estado de los principales indicadores definidos para el proyecto.

100% Servicios y Departamentos revisados (nombres y tareas): 100%

100% Plazas revisadas (nombres, tareas y áreas) : 100%

Cumplimiento de los plazos: no, se retrasa 15 días, lo que hace un total de 6 meses y medio (nuevas jornadas informativas)

Cumplimiento de los presupuestos: sí (6000 €/mes) 36.000 € en total.

100% Plazas revisadas (titulación requerida y justificación adscripción en otra DG): Identificación de cada plaza con propuesta de titulaciones requeridas e identificación de plaza adscrita a otro centro de trabajo.

Satisfacción de los funcionarios afectados: 2/3 de los Funcionarios afectados
Publicación en la Web del Empleado Público: 100%

• Alcance del proyecto: estado de entregables y requisitos, así como cambios aprobados en el mismo.

Entregables: 

1.  Documento informativo breve para Jornada Informativa inicial (similar a Borrador del Acta de Constitución del Proyecto)
2. Nuevo documento breve informativo con los cambios sobre el alcance del proyecto para nueva Jornada Informativa.
3. Documento con la metodología y actividades propuestas.
4. Documento para informar a todos los afectados del resultado del periodo de consultas.
5. Documento de resultados iniciales para someterlo a publicidad interna y recoger feedback de los afectados (documento recopilatorio de los Entregables 1,2,3,4 y 5 del punto siguiente)
6. Documento que recoge los cambios sobre el Documento de resultados iniciales tras el feedback para su comunicación a los afectados y
1. RPT actualizada en cuanto a nombres de Servicios, Departamentos y Puestos de Trabajo, así como de áreas de cada puesto de trabajo con aprobación del Equipo del Proyecto (Director+Responsable Comunicaciones+20 representantes de Servicios afectados por mayoría de 2/3)
2. Documento con asignación de tareas por Servicio/Departamento/Puesto de Trabajo con aprobación del Equipo del Proyecto.
3. Documento con propuesta de requisitos de titulación para cada puesto de trabajo con aprobación del Equipo del Proyecto.
4. Documento con identificación de plazas adscritas a otros centros de trabajo con aprobación del Equipo del Proyecto.
5.  Documento con recomendaciones para abordar actualizaciones de RPTs de otros centros de trabajo con aprobación del Equipo del Proyecto y de la DG de Función Pública.
7.  Documento que recoge la medición de la satisfacción de los funcionarios afectados con aprobación del Equipo del Proyecto.
8. Documento que recoge la publicación en la Web del Empleado Público.
9. Justificación de los costes del proyecto.
10. Informe final del proyecto.

Cambios aprobados:  

1. El entregable 2 es nuevo al introducir la nueva jornada informativa tras los cambios en el alcance del proyecto. Este cambio fue recogido al inicio de la ejecución del Proyecto, fue valorado y aprobado por el Equipo del proyecto.
2. Inicialmente los entregables 1 y 3 eran un sólo documento (dentro del Entregable 6), pues se estimaba que se pudiese recoger en la RPT actualizada la revisión de las titulaciones a la vez que los nombres y áreas. Este cambio fue recogido al inicio de la ejecución del Proyecto, fue valorado y aprobado por el Equipo del proyecto.

• Costes del proyecto: acumulado de costes, desviaciones y cambios en el presupuesto. 

 A pesar de la realización de una jornada de presentación del proyecto extra, que ha supuesto un retraso de 15 días sobre el plazo estimado, el coste del trabajo no ha sufrido desviaciones ni cambios, no se sobrepasasn los 36.000,00 € presupuestados. 

• Recursos humanos: desempeño de los miembros del equipo, conflictos, cambios en el equipo y variaciones de esfuerzo respecto a la planificación.  

El Director del proyecto se apoya en el Responsable de Comunicación del Proyecto (perteneciente también a la DG para la Simplificación de la Función Pública) y en los 20 Funcionarios pertenecientes a los Servicios afectados por este Proyecto Piloto. 

Ha habido la sustitución de uno de esos Funcionarios durante la ejecución del proyecto debido a una baja por enfermedad pero no ha retrasado la ejecución de los trabajos, aunque ha exigido un esfuerzo extra.

• Riesgos: relacionar incidencias del período e impacto en el proyecto.

Al inicio del proyecto se detectó que para lograr el éxito del proyecto era necesario cambiar el alcance del mismo como ya he comentado anteriormente, aunque el resto de resultados que se esperaban al principio del mismo se mantienen como documentos de base para futuras negociaciones con sindicatos y colegios profesionales.

Durante la ejecución del mismo, el cambio de una persona en el equipo también supuso un trabajo extra para lograr la implicación del sustituto con el grado de compromiso necesario.
Igualmente hubo incidencias con los recursos electrónicos pero fueron solventados por el CAU.

• Adquisiciones: estado de las adquisiciones y cambios en la recepción que afecten a la ejecución del proyecto según el plan.

En este proyecto no ha habido adquisiciones.

• Acciones correctivas: derivadas del seguimiento, así como tareas y productos del proyecto afectados. 

 Por el cambio en cuanto a la variación del alcance se decidió volver a realizar una jornada informativa para contar de nuevo el alcance definitivo (para gestionar expectativas de los funcionarios afectados). Se explican los motivos por los que se ha tomado la decisición de reducir el alcance del proyecto, que es evitar cualquier excusa para impedir que las RPTs de las Administraciones Públicas no puedan estar continuamente actualizdas en cuanto a nombre y áreas. El resto de temas, como es la Titulación requerida para el puesto y la adscripción del puesto en otro centro directivo se documentan para darles visibilidad y para que sirvan de base para futuras negociaciones con Sindicatos y Colegios Profesionales.

• Lecciones aprendidas: qué haríais diferentes, qué habéis aprendido en esta ocasión y qué consejos le podríais dar a otra persona que tuviera que gestionar un proyecto parecido.

1. Es necesario contar con la voluntad política de nuestros dirigentes, y del personal de nuestras administraciones para poder llevar a cabo con éxito un proyecto de este tipo, remando todos en la misma dirección.
   Conseguir de Función Pública el visto bueno al "Procedimiento para abordar actualizaciones de RPTs de otros centros de trabajo", para que una vez seguido esas propuestas de RPT de los distintos centros de trabajo sean aprobadas en un plazo de tiempo breve, con el posterior cambio en las hojas de acreditación de datos de los funcionarios afectados.
2. No hay que tener miedo a la replanificación para lograr el éxito del proyecto. 
3. Los medios disponibles tanto en recursos humanos como en medios materiales deben ser acordes al proyecto que se desea ejecutar.
4. ¡Importante comunicar, comunicar y comunicar!
5. Visibilizar los resultados del Proyecto Piloto para lograr la implicación y motivación del resto de la Administración.

TAREA DEL MÓDULO 3

TAREA DEL MÓDULO 3: CREACIÓN DE UN MAPA MENTAL

Un mapa mental en el contexto de la gestión de proyectos es un diagrama usado para tomar nota de las ideas que vayan surgiendo sobre un proyecto de una manera lógica y creativa,  representado por medio de dibujos y pudiendo saltar de un punto a otro del mapa al no ser un pensamiento lineal. Esto nos permitirá descubrir todas las posibles fases, actividades y tareas de un proyecto.

A partir de una idea central, el objetivo del proyecto, se van extrayendo las ideas de manera radial hacia afuera en distintos niveles:

Primer nivel-Fases del proyecto

Segundo nivel-Las actividades del proyecto (tarea específica o conjunto de tareas que forman parte de un proyecto, usan recursos y consumen tiempo al ser realizadas. Deben ser ordenadas por orden de precedencia (antes en el tiempo o tener más importancia)

Tercer nivel-Las tareas del proyecto

En la jornada presencial que tuvimos el día 4 de diciembre en Sevilla, el equipo IngenieMOOCS-Jet casi al completo, Sacramento, Manuel y Silvia, junto con una compañera de Educación, Beatriz, estuvimos trabajando en el MAPA MENTAL de nuestro proyecto seleccionado: 
Se trata de un Proyecto Piloto para devolver a la realidad a una RPT de una SG con varias DGs dentro de una Consejería Autonómica. En general se pretende la adecuación del nombre, Áreas y requisitos de titulación de los Puestos de Trabajo según el trabajo realmente efectuado, así como adecuación del nombre de los Servicios y Departamentos recogidos en la RPT. No se trata de cambiar las plazas de un Servicio a otro ni de crear o amortizar plazas, ni tampoco de cambiar la dotación de las plantillas. Igualmente sobre los puestos que están asociados a otros centros de trabajo, se revisará y plasmará su justificación, se dará visibilización a dichos motivos, y si se hubiese justificado la necesidad, se fijaría una nueva fecha la revisión de esta situación."

Antes de comenzar con el mapa mental, decidimos cuál queríamos que fuese el producto de nuestro proyecto, para de atrás hacia delante, encontrar los pasos para llegar a ello. Definimos el siguiente resultado final:

• Analizar el 100 % de los puestos de trabajo de esa RPT: el nombre del puesto, el Área Funcional/Relacional y requisito de titulación.
• Analizar para cada Servicio y Departamento, el nombre y las tareas propias.
• Revisar la ubicación de los puestos adscritos sin concordancia con RPT. Revisar necesidades reales y proponer fecha para nueva revisión si es justificado.
• Aceptación de los resultados por más de 2/3 del personal que ocupa plaza de dicha RPT.
• Visibilizar los resultados obtenidos.

Después de esto, iniciamos nuestro mapa mental escribiendo en el centro nuestro nombre del proyecto RPT TRANSFORMER, y de forma radial fuimos añadiendo las fases que entendíamos primordiales para la consecución del mismo, y por último, estuvimos ordenando las fases. Os adjunto el resultado de nuestro mapa mental:

Las fases detectadas como podéis ver son las siguientes:

1. Jornadas informativas para el personal afectado por el proyecto. Se realizarán las siguientes actividades:

• Preparación de un documento informativo resumido, bien podría ser el contenido del acta de constitución del proyecto.
• Sesiones presenciales por DG explicando las bondades del proyecto. Importante no crear expectativas que no son acordes a los fines del proyecto.
• Informar de la necesidad de contar de un funcionario por Servicio para que colabore como personal responsable del éxito del proyecto.
• Se presenta a la persona Directora del Proyecto y a la persona que va a gestionar todas las comunicaciones del Proyecto, ambas de la Dirección General para la Simplificación de la Función Pública.

2. Asignar Recursos Humanos al proyecto. Se realizan las siguientes actividades:

• Se realizan los nombramientos del personal responsable, como hemos dicho se identifica al Director del Proyecto y al encargado de las comunicaciones del proyecto, y se designa al personal colaborador de cada Servicio. 
• Se dota a dicho personal de poder de decisión.
• El gestor de comunicaciones transmite a todo el personal afectado estos nombramientos y los derechos y deberes que dicho nombramiento conlleva.

3. Se establece Metodología, por el nuevo equipo del proyecto nombrado. Se realizan las siguientes actividades:

• Se establece método para la revisión de los puestos de trabajo. (Se estiman 200 puestos de trabajo). Reuniones, videoconferencias,...
• Se establece método para la revisión de los Servicios y Departamentos. (Se estiman 20 Servicios y 40 Departamentos). Reuniones, videoconferencias,...
• Se establece método para la revisión de puestos adscritos sin concordancia con RPT. (se desconoce el número de puestos afectados, se hace una estimación de un 5% de las plazas). Reuniones, videoconferencias,...
• Se decide iniciar la revisión por los Servicios y Departamentos: Nombres y tareas; después por puesto de trabajo: Nombre, Áreas y Titulación, y por último revisión de puestos adscritos sin concordancia con RPT.

4. Periodo de consultas a todo el personal afectado. Después de las jornadas informativas, todo el mundo sabe que el proyecto se está llevando a cabo. Se procede a realizar la siguiente actividad:

• Recurso electrónico para informar de los métodos establecidos para la realización del trabajo y plazo estimado para su ejecución.
• Análisis de los datos obtenidos a través de las encuestas y reuniones con el personal por Servicios afectados. (Esto podría llevar a alguna modificación de los métodos propuestos)
• Información de los resultados a todos los afectados por el proyecto.

5. Recursos Económicos. Se realizan las siguientes actividades:

• Se han asignado unos 6000 €/mes durante 6 meses para gastos de transporte/dietas, recursos electrónicos y cierre del proyecto.
• Estudio y control de costes. 

6. Resultados iniciales obtenidos. Se realizan las siguientes actividades:

• Preparación de documento con los resultados obtenidos.

7. Publicidad interna al personal afectado. Se realizan las siguientes actividades:

• Recurso electrónico para informar de los resultados obtenidos.
• Solicitud de feedback en cuanto a los resultados obtenidos.

8. Feedback de ese personal afectado por los resultados iniciales obtenidos. Se desarrollan las siguientes actividades:

• Se contempla la posibilidad de abrir un periodo de consultas cuando haya discrepancias entre lo propuesto por el Equipo del proyecto y lo estimado por el funcionario afectado.
• Comunicación de los resultados del Feedback al personal afectado cuando no se trate de temas personales.

9. Resultados definitivos. Se contemplan las siguientes actividades:

• RPT revisadas al 100% con al menos 2/3 del personal funcionario satisfecho de los resultados.
• Informe final del proyecto.
• Justificación de los costes del proyecto.

10. Publicación en la Web del Empleado Público del proyecto piloto para que cada vez más Centros Directivos soliciten a la Dirección General para la Simplificación de la Función Pública su adaptación de sus RPTs a la realidad del trabajo realizado por sus funcionarios. 

Con esto termino mi exposición del mapa mental y como reflexión, repito una frase que dije en el reto del módulo 0: "Hay que escuchar a las personas que trabajan en la organización y quieren mejorar su funcionamiento. De esta manera se logra mayor implicación para el resto de proyectos que la Administración decida emprender."

TAREA DEL MÓDULO 2

TAREA MÓDULO 2: DEFINIR EL ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO 

(PROJECT CHARTER)

El acta de constitución del proyecto es el documento que, una vez definido y firmado por las personas responsables de la entidad, va a permitir contar con recursos y por tanto que el proyecto se lleve a cabo.

Según se especificaba en el Blog del curso este era el último paso antes de construir el cohete para llegar hasta la nave nodriza.

Inicialmente hemos reflexionado individualmente sobre el contenido que dicha Acta debía tener, hemos intentado sintetizar la información requerida pero dejando claro nuestras motivaciones por la elección de este proyecto, y que realmente creemos que es necesario que se lleve a cabo por nuestros dirigentes un Plan de Acción para modernizar el interior de nuestras Administraciones, y este sería un primer paso...vuelvo a formular la pregunta con la que terminé mi anterior tarea: ¿Qué sentido tiene perpetuar unas RPTs que no tienen nada que ver con la realidad confundiendo a los ciudadanos y Administración, y penalizando a los propios trabajadores por realizar el trabajo que les es encomendado?

Después de consensuar con los tripulantes del cohete IngenieMOOCS-Jet las respuestas al esquema de información a incluir en el acta de constitución del proyecto os presento los resultados que dan paso a convertirnos en una nave preparada para explorar nuevos mundos!!!